Algemene voorwaarden Clavis
Artikel 1 Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
a. “Clavis”: Clavis B.V., Clavis Family Services B.V. en/of Clavis Vermogensbeheer B.V.
b. “Opdrachtgever”: de (rechts- of natuurlijke) persoon die direct of indirect opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden;
c. “Overeenkomst”: de Algemene Voorwaarden tezamen met alle overige documenten en overeenkomsten die in de verhouding Clavis – Opdrachtgever op de Werkzaamheden van toepassing zijn.
d. “Werkzaamheden”: de door Clavis ingevolge de Overeenkomst voor een Opdrachtgever uit te voeren werkzaamheden.
Artikel 2 Toepasselijkheid
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de Werkzaamheden van Clavis voor een Opdrachtgever en zijn mede opgesteld en bepaald door en ten behoeve van de bestuurders, aandeelhouders, bestuurders van de aandeelhouders en de personen die voor Clavis werken of hebben gewerkt of zijn ingeschakeld door Clavis, hetzij via managementovereenkomsten, hetzij als medewerkers, adviseurs, externe opdrachtnemers of in enige andere hoedanigheid.
Artikel 3 Clavis is opdrachtnemer
Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard door Clavis, ook als het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling van de Opdrachtgever is dat de opdracht door een bepaalde persoon wordt uitgevoerd. De werking van artikel 7:404 BW, dat voor laatstgenoemd geval een regeling geeft en de werking van artikel 7:407, lid 2, BW, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt voor de gevallen waarin aan twee of meer personen een opdracht is gegeven, worden uitgesloten.
Artikel 4 Uitsluiting betrokkenheid witwassen en financieren van terrorisme door Opdrachtgever
Opdrachtgever bevestigt door het aangaan van een Overeenkomst met Clavis dat zij op geen enkele wijze betrokken is of is geweest bij het witwassen of financieren van terrorisme zoals omschreven in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Indien na aanvang van de dienstverlening blijkt dat Opdrachtgever betrokken is (geweest) bij enige vorm van witwassen of financiering van terrorisme zoals omschreven in de Wwft, is Clavis bevoegd de Overeenkomst onmiddellijk te beëindigen.
Artikel 5 Inschakeling van derden
Het is Clavis toegestaan om bij de uitvoering van de Werkzaamheden, indien nodig, gebruik te maken van de diensten van derden. Clavis zal bij de selectie van de betreffende derde(n) de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Indien met de inschakeling van derden kosten zijn gemoeid, wordt Opdrachtgever hiervan in kennis gesteld en worden deze kosten doorbelast. Indien Opdrachtgever weigert in te stemmen met inschakeling van de derde(n) en Clavis van mening is dat deze inschakeling noodzakelijk is voor het op correcte wijze voortzetten van de Werkzaamheden, dient Clavis beloond te worden voor de Werkzaamheden alsof deze wel zijn afgerond. Clavis is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van ingeschakelde derden. Dit geldt niet voor derden die als onderaannemer en onder verantwoordelijkheid van Clavis optreden.
Artikel 6 Verwerking persoonsgegevens
In het kader van de Werkzaamheden, of in het kader van het voldoen aan wettelijke verplichtingen die gelden voor Clavis, kan Clavis persoonsgegevens betreffende Opdrachtgever en/of personen verbonden aan of werkzaam bij/voor Opdrachtgever verwerken conform toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Opdrachtgever en Clavis kunnen door middel van elektronische post (e-mail) met elkaar communiceren. Clavis is niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit uit het gebruik van e-mail en/of internet. In geval van twijfel omtrent de inhoud of verzending van e-mail zijn de data-uittreksels uit de computersystemen van Clavis bepalend.
Artikel 7 Uitvoering Werkzaamheden
Het staat Clavis vrij te bepalen op welke wijze en door welke perso(o)n(en) de Werkzaamheden worden uitgevoerd, doch neemt zij daarbij de door Opdrachtgever kenbaar gemaakte wensen zoveel mogelijk in acht. Clavis zal de Werkzaamheden naar beste vermogen en als een zorgvuldig handelend professionele dienstverlener uitvoeren; Clavis kan evenwel niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat.
Artikel 8 Vergoeding
Tenzij een vaste vergoeding of een vergoeding op basis van beheerd vermogen is overeengekomen, wordt de vergoeding bij aanvang van de Werkzaamheden gebaseerd op het van toepassing zijnde uurtarief en de aan de Werkzaamheden bestede tijd.
Artikel 9 Indexering
De vergoeding wordt jaarlijks, met ingang van 1 januari 2020, geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. Voorgaande is niet van toepassing op overeenkomsten met vergoeding op basis van beheerd vermogen.
Artikel 10 Kantoorkosten en overige kosten
Clavis brengt een vast percentage van 6% van de vergoeding in rekening aan Opdrachtgever, voor algemene kantoorkosten (zoals compliance-, telefoon-, kopieer- en reiskosten). Eventuele onkosten gemaakt door Clavis namens Opdrachtgever zijn voor rekening van Opdrachtgever. Bij overeenkomsten met vergoeding op basis van beheerd vermogen zijn de kantoorkosten onderdeel van de vergoeding.
Artikel 11 Facturen en betaling
Alle te betalen bedragen worden vermeerderd met het bedrag van de BTW dat verschuldigd is tegen het alsdan geldende tarief. Clavis zal de vergoeding periodiek of na voltooiing van de Werkzaamheden factureren. Tenzij anders is overeengekomen dient betaling van de factuur, zonder aftrek, korting of schuldverrekening te geschieden binnen 15 dagen na factuurdatum. In het geval van niet-tijdige betaling is Clavis gerechtigd vanaf de 16e dag na factuurdatum wettelijke rente over de onbetaalde bedragen in rekening te brengen. Bezwaren tegen de hoogte van de facturen schorten de betalingsverplichting niet op. Opdrachtgever dient alle kosten te vergoeden die Clavis maakt ter incassering van openstaande declaraties, waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden vastgesteld op 15% van het te vorderen bedrag, tenzij de werkelijke buitengerechtelijke incassokosten hoger zijn, in welk geval de werkelijke kosten vergoed dienen te worden.
Artikel 12 Informatieverstrekking door Opdrachtgever
Om Clavis in staat te stellen zich te houden aan op haar rustende wettelijke verplichtingen, is Opdrachtgever desgevraagd verplicht Clavis tijdig, juist en volledig te informeren omtrent de juridische structuur en zeggenschapsverhoudingen van (de groep, waartoe) Opdrachtgever (behoort), alle financiële en overige belangen en participaties van Opdrachtgever, alsmede omtrent alle overige (financiële) samenwerkingsverbanden die zijn onderneming of organisatie aangaan, in de ruimste zin van het woord. Opdrachtgever zal aan Clavis steeds tijdig en volledig de informatie verstrekken die relevant is voor de correcte uitvoering van de Werkzaamheden.
Artikel 13 Informatie-, meldplicht en identificatie van Opdrachtgever
Clavis is ingevolge de Wwft, Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en Wet op het financieel toezicht (Wft) verplicht cliëntenonderzoek te verrichten ten aanzien van een potentiële Opdrachtgever. Dit houdt onder meer in identificatie van de potentiële Opdrachtgever, verificatie van zijn identiteit en vaststelling van de herkomst van het vermogen voorafgaand aan de Werkzaamheden. Clavis kan de medewerking van Opdrachtgever vragen ten aanzien van het cliëntenonderzoek. De toezichthouders hebben de bevoegdheid om inlichtingen van Clavis te vorderen. Derhalve is Clavis verplicht op verzoek van de toezichthouders inlichtingen te verstrekken. Daarnaast is Clavis verplicht incidenten te melden bij de toezichthouders. Daarnaast is Clavis ingevolge de Wwft verplicht een verscherpte controle te verrichten op complexe transacties. Daarbij is Clavis verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van reguliere werkzaamheden, te melden aan de Financial Intelligence Unit-Nederland.
Artikel 14 Aansprakelijkheid Clavis
Clavis is slechts aansprakelijk indien Opdrachtgever aantoont dat door hem opgelopen schade het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, opzet of grove schuld van Clavis bij de uitvoering van de Werkzaamheden. De aansprakelijkheid van Clavis is beperkt tot het bedrag dat wordt betaald op grond van de polis van de (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering(en) van Clavis in de betreffende kwestie, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat krachtens de polis van de (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering niet ten laste van de verzekeraars komt. Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering(en) plaatsvindt, is de totale aansprakelijkheid van Clavis beperkt tot maximaal het bedrag van de vergoeding die is betaald en/of nog verschuldigd is voor de specifieke Werkzaamheden waaruit de claim voortvloeit in de periode van 12 maanden voorafgaande aan het moment waarop de schade is ontstaan. Clavis is niet aansprakelijk voor gevolg-, indirecte, bedrijfs- of strafschade en / of winstderving.
Artikel 15 Toepasselijk recht
Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiende uit of verband houdende met de Overeenkomst vallen onder de exclusieve competentie van de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Clavis is gevestigd.
Artikel 16 Wijziging algemene voorwaarden
Clavis kan haar Algemene Voorwaarden wijzigen. Opdrachtgever wordt schriftelijk in kennis gesteld van een dergelijke wijziging onder gelijktijdige toezending van de gewijzigde Algemene Voorwaarden. Indien Opdrachtgever niet binnen dertig (30) dagen na ontvangst van een dergelijke kennisgeving enig bezwaar maakt, zullen de gewijzigde Algemene Voorwaarden worden geacht te gelden voor alle huidige en toekomstige Werkzaamheden. Voor zover de relevante wet- en regelgeving nadere eisen aan de Algemene Voorwaarden stelt, die aanpassing daarvan vereisen, zal een dergelijke wijziging automatisch deel uitmaken van de Algemene Voorwaarden, zonder dat daarvoor instemming van Opdrachtgever of Clavis is vereist.
Versie 28 juni 2023
